Рассказываем, что такое внешнеэкономическая деятельность предприятия и выбираем команду внешнего отдела ВЭД на аутсорс.
Что такое ВЭД и зачем оно мне?
ВЭД – внешнеэкономическая деятельность предприятия. Она базируется на двух основных понятиях – импорт (когда мы ввозим товар, комплектующие и материалы из другой страны) и экспорт (когда мы их вывозим).
Юридические лица имеют право заниматься ВЭД с 1991 года, но при этом за ними осуществляется серьезный контроль со стороны государства. Например, приходится часто взаимодействовать с налоговой и таможенными органами, готовить лицензии, различные сертификаты и разбираться в законодательстве. Но нельзя забывать про риски: санкции, изменения валюты и повреждение товаров при транспортировке могут ударить по бизнесу, если отдел ВЭД недостаточно квалифицирован.
Но при хорошо организованной работе можно получить намного больше – выход на международный рынок, закупка материалов и комплектующих по более низкой цене, новые торговые связи и ощутимую прибыль.
Как открыть ВЭД для предприятия?
Можно попробовать организовать ВЭД самому, но тут нужно помнить о времени, сложностях и затратах, связанных с этим.
Сначала открываем валютный счет. И если это делается быстро, то его ведение – регистрирование контрактов, подготовка справок и следование нормам валютного контроля, зачастую требует привлечения отдельных специалистов и полного погружения в законодательство.
Так, чтобы открыть отдел ВЭД нужны:
Бухгалтер – он будет отслеживать сделки, следить за налогами и пошлинами, составлять отчеты и еще много всего специфического. Просто бухгалтер тут не подойдет – нужен хороший опыт, знания документации и нюансов. Например, умение работать с ГТД (Грузовыми таможенными декларациями).
Декларант – специалист по таможенному контролю. Обычно под каждое направление берется отдельный человек: для оборудования – один, для комплектующих – другой и т.д. От этого человека во многом зависят сроки поставки товаров и заполнение необходимых документов. Неумелый специалист может испортить всю поставку – только для одной позиции требуется до 50 файлов, на которых должны совпадать все данные и маркировки.
Кроме того, таможня в течение 3 лет после разрешения проверяет все документы еще раз и, если будут нарушения, то к участнику ВЭД могут применить санкции.
Менеджеры ВЭД – на них будут процессы поиска иностранных контрагентов, проведение переговоров и логистика. Можно, конечно, взять под эти обязанности одного менеджера, но процесс растаможки некоторых позиций бывает достаточно трудоемким (например, при ввозе комплекта запасных частей необходимо расписывать каждую часть отдельно), а при определенном потоке импорта одному человеку будет справиться достаточно сложно.
Поэтому существуют отдельно:
Менеджер по поиску – человек, который ищет контрагентов, ездит на выставки и заводы, ведет переговоры и поддерживает деловую переписку. Затраты на такого специалиста – не маленькие. Только одна полноценная поездка на выставку обходится порядка 150 тыс рублей.
Сам процесс поиска тоже не простой. Очень часто иностранные контрагенты отвечают на запросы не сразу или не отвечают вообще, и из 10 запросов при неправильном построении процесса приходит мало ответов. Хороший специалист по поиску умеет эффективно выстраивать процесс поиска и добиваться результатов. Кроме того, такой специалист в переговорных процессах должен понимать культурные особенности других народов.
Менеджер по логистике – тот, кто занимается транспортировкой товара. Но, например, мы к логистике относим даже валютную оплату. Обычно это занимает 4-5 дней, но у нас есть агенты, которые помогают сократить это время до одного дня. Это делается для того, чтобы товар на складах лежал как можно меньше.
Юрист в области таможенного и международного права – специалист, защищающий компанию от таможенных сложностей. Если проще: предприятие стремится найти товары по более конкурентным ценам. Некоторые компании уклоняются от оплаты всех необходимых пошлин, занижают стоимость и т.д., и государство борется с такими нарушителями и проверяет каждую поставку. Поэтому юрист добропорядочного участника ВЭД должен доказать реальную стоимость и отсутствие нарушений, пройти все необходимые проверки, а также – уверенно вести дело в суде, если возникнут проблемы.
Еще юрист должен понимать нормы международного права, знать законодательство той страны, с кем ведется работа, и готовить документацию для иностранных контрагентов. К примеру, много спорных случаев может быть с китайскими поставщиками. С ними очень сложно судиться, и хорошо, если будет такой специалист, который имеет опыт или необходимые знания.
Специалист по сертификации – тот, кто будет готовить необходимый пакет документов для подтверждения товара на соответствие техническим регламентам Таможенного Союза РФ (ТР ТС), государственным стандартам РФ и, при необходимости, СГР (Свидетельство государственной регистрации). Если товар не имеет документов, подтверждающих соответствие нормам ТР ТС, поставке грозит арест, штраф или даже изъятие. Дело в том, что необходимость сертификации тех или иных товарных позиций не всегда явно прописана в законе, специалист должен “держать всегда руку на пульсе” и обладать навыками обработки массы информации.
Как выбрать компанию на ВЭД-аутсорсинг?
Критериев выбора компании на ВЭД аутсорсинг или на делегирование ваших импортных/экспортных поставок можно выделить целое множество, т.к. по сути каждая трансграничная сделка является в своем роде уникальной. Мы рассмотрим основные из них.
Во-первых, у компании, которую вы выбираете, должен быть опыт, который она может подтвердить. Например, мы часто предлагаем новым клиентам связаться теми, с кем сотрудничество ведется уже давно. Так подтверждаем не только опыт и наличие реальных кейсов, но и уровень взаимодействия между компанией и заказчиками.
Во-вторых, в компании должны быть перечисленные выше специалисты с высокой квалификацией и набором кейсов. Так все риски будут минимизированы, а за каждую поставку можно будет переживать меньше.
Кроме этого, вам должны предоставить контрольную партию образцов, чтобы была возможность протестировать, подойдет ли товар для вашего производства. К тому же, хорошая компания обязательно будет строить систему закупок специально под вашу специфику, с учетом сезонности, нюансов и “портфолио закупок” – то есть, как товар занимает определенное место в производстве и у кого лучше закупать, исходя из качества, цены и надежности. Она же самостоятельно проводит переговоры на иностранном языке, работает со спецификацией и фиксируют курс валют на время сделки (это называется хеджинг).
Репутация в тех странах, где работает компания. Например, в Италии есть черные списки ненадежных компаний, с которыми не будет работать ни один поставщик. А у китайцев есть целое понятие – “guanxi” (“гуаньши”). Это означает связи компании, ее репутацию в деловых кругах, доверие и соблюдение обязательств. Если у компании есть “гуаньши”, то она строит долгосрочные деловые отношения, а, значит, имеет много связей в Китае.
Узнать больше об организации отдела ВЭД можно здесь. ©